Nuovi modi per rendere più produttive le giornate di lavoro.

I No Meeting Days stanno guadagnando favori tra le aziende che cercano dei metodi per dare nuova energia ai propri dipendenti. Un gran numero di aziende statunitensi, tra cui un "piccolo ma crescente numero" di organizzazioni, sta sviluppando dei metodi per alleviare e assicurare maggior controllo agli "overwhelmed, overworked and overconnected employees." 1 S.C. Johnson & Son Inc., azienda produttrice di beni di largo consumo, ha istituito il "Meeting-free Fridays" per i suoi 3,500 dipendenti statunitensi. Questi provvedimenti a cadenza bisettimanale, hanno attenuato la lunghezza delle riunioni del venerdì che spesso si concludevano col portare lavoro a casa. La compagnia ha introdotto questo programma dopo aver condotto una serie di focus group interni. Il programma pilota ha prodotto risultati stupefacenti. Circa i due terzi dei partecipanti delle sedi centrali ha dichiarato che la propria produttività nei venerdì di prova è aumentata; il 16% ha detto che il tempo dedicato al lavoro nelle ore non ordinarie è diminuito. Fin da quando il programma è stato implementato all'intera compagnia, il dipartimento dei supervisori ha verificato una diminuzione nella mobilità degli impiegati. Haworth, Inc., azienda innovatrice nell'ambito dei mobili per ufficio, ha compreso l'importanza di questi risultati e ha implementato, su scala mondiale, una propria pausa dalle riunioni, chiamata familiarmente "No Meetings Day". In questa occasione annuale, le riunioni tra i membri (dipendenti) Haworth sono tabù. Le sale riunioni sono vietate da nastri simili a quelli usati dalla polizia, e incontri di persone a scopi di lavoro, anche se in uno sgabuzzino, nel corridoio o in caffetteria, sono soggetti a interrogazioni formali e a possibili citazioni da parte degli Haworth Security Officers. Sono permesse solo quelle riunioni che coinvolgono un cliente o un fornitore. Scherzi a parte, le persone che lavorano in Haworth sono contente di avere un giorno di lavoro ininterrotto. Tracy Harrison, Haworth marketing communications specialist, stima di impiegare 20 ore a settimana in riunioni interne. Harrison programma di sfruttare il No Meeting Day, lavorando su piani di comunicazione per lanciare la nuova linea di sedute Haworth. "Avere la possibilità di lavorare su ciò che è importante per me, senza essere interrotta, mi aiuta a ricollegarmi al lavoro, a essere più produttiva su base quotidiana", dice Harrison. L'obiettivo del No Meetings Day di Haworth non è eliminare le riunioni, ma dare alle persone che vi lavorano l'occasione di focalizzare il proprio tempo e la propria energia in nuove direzioni creative. Una ricerca che ha analizzato i leader di successo e il loro approccio al relazionarsi con le crescenti responsabilità e l'incrementata pressione, ha rivelato una pratica comune – creare una struttura per riflettere, da poche ore al giorno a un mese al di fuori dell'anno lavorativo, per ricollegarsi con le proprie vite come individui.2 Oltre al creare una vacanza, celebrando una pausa dal furore dei meeting, Haworth offre ai propri lavoratori diversi strumenti, come schermi per la privacy e porte scorrevoli, per creare ogni giorno spazi per la riflessione negli Open Space. Quando le riunioni sono inevitabili, il corporate organizational behaviorist dell'azienda, il Dr. Jay Brand, propone questi suggerimenti per rendere più produttivi ed efficienti i gruppi di lavoro: · Essere in orario. Le persone impegnate non vogliono aspettare e si tireranno fuori se altre non si fanno vive. · Iniziare in orario. Se le riunioni iniziano in ritardo per abitudine, la gente smetterà di prendere seriamente gli avvisi di riunione e nessuno si farà vivo. · Pianificare prima dove si terrà la riunione. Verifica lo spazio prima che la riunione abbia inizio, per essere sicuri che l'equipaggiamento necessario ci sia e funzioni. Ci sono i pennarelli, i blocchi per lavagna o altri accessori necessari per il posto? Hai abbastanza copie degli opuscoli? · Inizio e fine come previsti.La gente deve essere in altri posti e ha altre cose da fare. · Programma solo quello di cui hai bisogno. Se non necessiti di un'ora piena, programma solo mezz'ora e finisci prima che puoi. · Vai al punto. Per prima cosa annuncia l'obiettivo e il risultato che desideri dal meeting e, quando è stato completato quello che avevi previsto di fare, termina la riunione. · Spegni il telefono durante la riunione. Le tue conversazioni telefoniche, molto probabilmente, non riguardano le altre persone che sono al tavolo. Se accadesse qualcosa di davvero urgente, lascia la riunione e preoccupati della cosa in modo privato. 1 "Dipendenti oppressi, oberati di lavoro ed iperconnessi" Lublin, J. (2000, July 6). Le aziende spingono i dipendenti a staccare, atraverso nuovi programmi, 'Thinking Days . The Wall Street Journal, Interactive Edition. 2 Boyatzis, R., McKee, A., Goleman, D. (2002, April). Reawakening Your Passion for Work. Harvard Business Review, pp. 87-99